Internationale Studie zum effizienten Einkauf: Versteckte Renditekiller verhindern Einsparungen
Frankfurt am Main, 24. April 2003 - Viele Unternehmen verschenken Jahr für Jahr Millionen Euro durch unzeitgemäß gestaltete Einkaufs- und Zahlungsprozesse. Dies geht aus einer von American Express in Auftrag gegebenen internationalen Accenture-Studie hervor, für die mehr als 50 führende amerikanische und europäische Unternehmen aus verschiedenen Branchen befragt wurden. Immer noch nehmen viele Firmen die Ausgaben und Bestellprozesse für Waren des täglichen Bedarfs wie beispielsweise Büroartikel zu wenig unter die Lupe. Dadurch wird großes Einsparpotenzial verschenkt. Besonders Bestellungen in Papierform sind der Studie zufolge in diesem Bereich versteckte "Renditekiller". Sie sind im Durchschnitt pro Bestellvorgang real 11 Euro teurer als die günstigste Möglichkeit: der Einsatz einer Procurement Card. Weitere Kostentreiber sind die mangelhafte Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sowie nicht optimierte Vereinbarungen mit Lieferanten.
"In wirtschaftlich schwierigen Zeiten erkennen Firmen, dass sie durch die richtige Gestaltung von Einkaufs- und Zahlungsprozessen Kosten sparen können. Man konzentriert sich jedoch häufig auf die Straffung der Beschaffung der direkt für die eigentliche Produktion benötigten Güter. Langsam setzt sich die Erkenntnis durch, dass vor allem die Kosten für alltägliche Produkte durch effizientes Einkaufsmanagement schnell reduziert werden können. Immerhin machen diese Ausgaben 40% des Gesamtbudgets aus - und sogar 70% aller Transaktionen", sagt Thomas Nau, Vice President bei American Express. Die Studie zeigt, dass sich gerade im Bereich dieser nicht-strategischen Wirtschaftsgüter schnell ergebnisrelevante Einsparungen erzielen lassen.
Mit jedem Blatt Papier steigen die Kosten
Ein wichtiger Kostentreiber sind die Papierberge, denen sich die Mitarbeiter der Einkaufsabteilungen gegenüber sehen. "Obwohl die Unternehmen viel Geld in den Ausbau elektronischer Einkaufssysteme investieren, laufen immer noch 35 Prozent der Bestellungen auf dem Papierweg, bei 67 Prozent steht am Ende sogar eine Rechnung in Papierform", sagt Nau. Durch den Einsatz elektronischer Einkaufs- und Zahlungssysteme lassen sich die Kosten deutlich senken. Der Studie zufolge ergeben sich bei jedem Bestellvorgang durchschnittlich ergebnisrelevante Einsparungen von 11 Euro, wenn statt papierabhängiger Abläufe eine Procurement Card eingesetzt wird, etwa von American Express Corporate Purchasing Solutions. Bei 100.000 Transaktionen entspricht das einer realen Einsparung von 1,1 Millionen Euro pro Jahr. Berücksichtigt man, das zurzeit nur 5 Prozent der Ausgaben für nicht-strategische Waren und Dienstleistungen über solche Einkaufskarten abgewickelt werden, besteht für die deutsche Unternehmen ein riesiges Einsparpote nzial.
Verträge mit Lieferanten werden ausgehandelt - aber nicht eingehalten Viele Unternehmen haben mit ausgewählten Lieferanten vorteilhafte Einkaufs-vereinbarungen abgeschlossen. In der Praxis werden diese Verträge aber vielfach nicht vollständig ausgeschöpft. Der Studie zufolge laufen im Durchschnitt nur 68% aller Bestellungen über die bevorzugten Lieferanten und Konditionen. Das restliche Drittel kommt die Unternehmen teuer zu stehen, denn sie verzichten auf Preisnachlässe von durchschnittlich 11,4 Prozent. Eine Procurement Card kann die Bestellung auf genehmigte Lieferanten konzentrieren und die monatlichen Ausgaben pro Besteller begrenzen. Die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien lässt sich so auf bis zu 89 Prozent erhöhen, beispielsweise mit der American Express Purchasing Card. Bei Ausgaben von insgesamt 50 Millionen Euro im Jahr beläuft sich der entgangene Vorteil damit auf rund 1,2 Millionen Euro.
Fehlende Transparenz verhindert Einsparungen
Ein weiterer Kostentreiber sind unübersichtliche Ausgabenstrukturen. Mit den richtigen Daten lassen sich Abläufe vereinfachen und bessere Konditionen aushandeln. Durch die Bündelung von Einkäufen bei bestehenden Lieferanten sparen Unternehmen der Studie zufolge bis zu 5 %. "Nach unseren Erkenntnissen können rund 30% davon durch die Transparenzsteigerung erreicht werden, die unsere Purchasing Card liefert", sagt Nau. "Geht man wiederum von einem Gesamteinkaufsvolumen von 50 Millionen Euro im Jahr und rund 100.000 Transaktionen aus, ergeben sich alleine in diesem Bereich reale Einsparungen von bis zu 0,9 Millionen Euro im Jahr."
Voraussetzung für Einsparungen ist Optimierung des Komplettprozesses
"Die Kosten für nicht-strategische Wirtschaftsgüter lassen sich nur reduzieren, wenn man den kompletten Prozess von A bis Z optimiert," so Tim Gilchrist von Accenture, die für die Durchführung der Studie verantwortlich zeichnen. "Die Studie bestätigt eines ganz deutlich: Die Einführung einer Procurement Card führt zu enormen Einsparungen im Bereich der nicht-strategischen Wirtschaftsgüter - durch Kostenkontrolle und konsequenterer Einhaltung der Einkaufsrichtlinien." Nau ergänzt: "Die Vorteile für die Unternehmen liegen darüber hinaus in der schnellen Umsetzung dieser Lösung sowie den geringeren Implementierungskosten verglichen mit anderen elektronischen Einkaufslösungen wie etwa ERP Systemen."
Einkauf und Bezahlung in Zukunft ohne Papier? Viele Firmen sehen die Reduzierung der Kosten für nicht-strategische Wirtschaftsgüter als unüberwindliche Aufgabe an. Die Zuständigkeiten sind innerhalb der Unternehmen auf viele verschiedene Abteilungen verteilt, nicht einheitlich und entsprechend schwierig zu kontrollieren. Die Ergebnisse der Studie zeigen jedoch, dass hier relativ einfach große Erfolge zu erzielen sind. Diese Erkenntnis setzt sich mehr und mehr auch in den Unternehmen durch: Der Studie zufolge wird die Nutzung von elektronischen Einkaufssystemen und Procurement Cards in den nächsten 12 Monaten um 6% zunehmen, während papierbasierte Prozesse zugleich um 9% abnehmen werden.
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