Neue Studie von American Express und A.T. Kearney zeigt Wege zur Kostensenkung bei Geschäftsreisen
Frankfurt am Main, 14. Mai 2003 - Hohe Kosten für die Verwaltung von Geschäftsreisen belasten die Unternehmen mit Ausgaben von mehreren Millionen Euro im Jahr. Die Abwicklungskosten betragen bis zu 23 Prozent des gesamten Reisebudgets. Dies zeigt eine von American Express in Auftrag gegebenen Studie der Unternehmensberatung A.T. Kearney, für die 75 führende europäische Unternehmen (davon 14 Teilnehmer aus Deutschland) befragt wurden. Zwar haben viele Firmen die direkten Reisekosten wie Flugtickets, Hotels, Speisen und Getränke oder Mietwagen drastisch reduziert. Möglichkeiten zur Kostensenkung bei der Verwaltung bleiben dagegen häufig ungenutzt. 463,- Euro zahlt ein Unternehmen pro Jahr und Reisenden für die Organisation und Abwicklung der "Business Trips". Diese Kosten können nach den Ergebnissen der Studie um rund zwei Drittel gesenkt werden. Die arbeitszeitintensive Bearbeitung der Reisekosten-abrechnungen und die Reiseplanung sind die größten Ausgabenblöcke.
In Zeiten knapper Kassen setzen viele europäische Unternehmen bei Geschäftsreisen den Rotstift an. Um die Ausgaben zu kontrollieren, haben Firmen verbindliche Reiserichtlinien entwickelt und ihre direkten Reisekosten damit deutlich gesenkt. Zu wenig Beachtung schenken sie hingegen der Frage, welcher Aufwand bei der Abwicklung der Geschäftsreisen entsteht. Die Kosten der Verwaltungsprozesse in den befragten Unternehmen lagen im Durchschnitt bei 2,4 Millionen Euro im Jahr - das sind 463,- Euro für jeden Reisenden. "Mit Erfolg hat man sich bislang vor allem auf günstige Flugtarife und Hotelzimmer konzentriert. Die versteckten Kostentreiber in der Reiseverwaltung sind dagegen nur schwer greifbar und werden oft übersehen", sagt Thomas Nau, Vice President bei American Express.
Bei 1.000,- Euro Reiseausgaben fallen Kosten von bis zu 230,- Euro an
Die indirekten Reisekosten betragen durchschnittlich 5,6 Prozent der direkten Ausgaben für Geschäftsreisen. Bei einigen Unternehmen liegen sie mit knapp einem Viertel (23 Prozent) sogar deutlich höher. Mit anderen Worten: Für je 1.000,- Euro, die für Flugtickets, Hotels, Mietwagen und Spesen ausgegeben werden, fallen weitere 56,- bis 230,- Euro Verwaltungskosten an. Der Studie zufolge lässt sich der Abwicklungsaufwand durch den Einsatz geeigneter Verfahren auf zwei Prozent der Reiseausgaben reduzieren - das entspricht einer Kostenersparnis zwischen 64 und 91 Prozent. Zu den geeigneten Verfahren gehören die Einführung von Reiserichtlinien, eines automatisierten Reisebuchungstools, einer Corporate Card und einer automatisierten Reisekostenabrechnung. Der Studie zufolge ergibt sich für ein durchschnittliches Unternehmen mit direkten Reisekosten von 42,5 Millionen Euro im Jahr ein Sparpotenzial von 1,5 Millionen Euro.
Arbeitsintensive Verwaltungsprozesse sind Kostentreiber
Mehr als die Hälfte (52 Prozent) der indirekten Reisekosten verursachen die arbeitsintensiven Abwicklungsprozesse zur Organisation einer Geschäftsreise wie Reiseanträge (10 Prozent), Reiseplanung (26 Prozent) und Reisebuchung (16 Prozent). Die Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen ist mit 46 Prozent ein weiterer großer Ausgabenblock. Die übrigen Verwaltungsprozesse wie Barvorschüsse und Transaktionen mit zentraler Rechnungsstellung sind bereits so optimiert, dass sie nur jeweils rund ein Prozent der gesamten indirekten Kosten ausmachen.
"Teuer ist vor allem die Arbeitszeit der mit der Verwaltung betrauten Mitarbeiter. Mit einer automatisierten Reisebuchung, gut kommunizierten und kontrollierten Reiserichtlinien und einer elektronisch unterstützten Abrechung der Reisekosten lassen sich beträchtliche Einsparungen realisieren", sagt Thomas Nau. Nach den Ergebnissen der Studie reduziert sich die durchschnittliche Bearbeitungsdauer einer Reisekostenabrechung mit zunehmender Automatisierung von 25 (papierbasiert) auf 6 Minuten. Die Kosten sinken dabei um 57 Prozent von 30,- auf nur noch 13,- Euro. Bei der Reisebuchung lassen sich sogar Einsparungen von bis zu 74 Prozent erzielen: Befragte Unternehmen, die einen automatisierten Online-Buchungsprozess eingeführt haben, senkten die Kosten der Reisebuchung auf zwei Euro gegenüber durchschnittlichen Ausgaben von knapp neun Euro.
Die Corporate Card ist unverzichtbar für eine schlanke Reiseverwaltung
Die Einführung einer Corporate Card, also einer Firmen-Kreditkarte, ist ein wichtiger Baustein bei der Gestaltung einer effizienten Reiseabwicklung. Wie die Studie zeigt, erzielten diejenigen Unternehmen die besten Ergebnisse, die eine Corporate Card konsequent zur Optimierung ihrer Abwicklungsprozesse nutzen. Ein einheitliches Bezahlverfahren vereinfacht die Reisebuchung und Reiseabrechnung. Die Corporate Card dient dabei als elektronischer Datenlieferant für die unterschiedlichen Finanzbuchhaltungs- und Abrechnungssysteme. Durch detaillierte Abrechungen können die Unternehmen außerdem die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter nachvollziehen und Einsparpotenziale nutzen, indem sie beispielsweise die Ausgaben auf ausgewählte Lieferanten lenken und die Auswahl der Bezugsquellen optimieren.
Best Practice: ALSTOM Germany
Das Energie- und Transportunternehmen ALSTOM mit 12.000 Mitarbeitern in Deutschland gibt jedes Jahr rund 25 Millionen Euro für Geschäftsreisen aus. Die indirekten Reisekosten liegen mit 5,6 Prozent exakt im Durchschnitt aller für diese Studie befragten Unternehmen. Der Aufwand für Reiseanträge und Reisebuchungen ist bei der ALSTOM Deutsche Gruppe Germany mit einem Anteil von 12 Prozent aber nur halb so hoch wie im europäischen Durchschnitt. ALSTOM hat die Abwicklung der Geschäftsreisen in einem zentralen Service Center zusammengefasst und globale Reiserichtlinien etabliert. Außerdem nutzen 75 Prozent der Geschäftsreisenden bei ALSTOM eine Corporate Card. Die Studie hat auch gezeigt, dass die Kosten in der zentralen Rechnungsstellung bei ALSTOM mit neun Prozent über dem europäischen Durchschnitt liegen (1%). "Deshalb planen wir, mehr Ausgaben über die Corporate Card abzurechen. Der Vorteil für uns ist, dass wir damit die Reisekostenabrechnung stärker automatisieren können", sagt Roger Banacki, Travel Manager bei ALSTOM.
Zur Studie: Das unabhängige Beratungsunternehmen A.T. Kearney befragte für die Studie "European Expense Management 2003" insgesamt 75 große europäische Unternehmen (mit direkten Reisekosten von 42,5 Millionen Euro) aus unterschiedlichen Branchen wie Automobilindustrie, Telekommunikation, Energiewirtschaft, Finanzdienstleistung, Medien und Einzelhandel. Im Durchschnitt beschäftigten die Unternehmen 18.000 Mitarbeiter, davon machten 5.500 regelmäßig Geschäftsreisen.
