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Informationen zu Transaktionen |
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Wie Sie die American Express Card akzeptieren |
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Die Abläufe, die Sie bei der Akzeptanz der American Express Card beachten sollten, wurden über Jahre hinweg optimiert und vereinfacht. Sowohl für Sie als Vertragspartner als auch für American Express.
Stellen Sie bitte sicher, daß Sie und Ihre Angestellten diesen Abschnitt genau durchlesen und sich immer an die empfohlenen Abläufe halten. Bitte folgen Sie immer diesem Ablauf:
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- Fertigen Sie einen Kartenabdruck an oder ziehen Sie die Karte durch das Lesegerät (POS-Terminal). Kontrollieren Sie, ob die Kartennummer auf der Vorderseite mit der Kartennummer auf der Rückseite identisch ist.
- Prüfen Sie die Karte auf eventuelle Manipulationen (Unterschriftsfeld, geprägte Kartennummer).
- Beobachten Sie den Kunden beim Unterschreiben, während Sie die Karte in der Hand haben. Achten Sie darauf, daß der Name auf der Karte und das "Mitglied-seit"- Datum zum Kartenvorleger passen.
- Vergleichen Sie die Unterschrift auf der Karte mit der Unterschrift auf dem Beleg.
- Falls die Karte durch ein Lesegerät (POS-Terminal) gezogen wurde, vergleichen Sie die Daten auf der Karte (Kartennummer und Name) mit der Nummer auf dem Beleg.
- Kontrollieren Sie das Gültigkeitsdatum.
- Sofern erforderlich, bitten Sie unseren Genehmigungsdienst um Hilfe bei der Durchführung der Transaktion.
- Hat Ihr elektronisches POS-Terminal eine Transaktion durchgeführt, überprüfen Sie bitte die Buchung, um sicher zu sein, daß die Transaktion genehmigt wurde. Überreichen Sie dann die entsprechende Kopie dem Karteninhaber.
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Manuelle Abrechnung |
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Sollte Ihr elektronisches POS-Terminal einmal "streiken" oder nicht zur Verfügung stehen, nehmen Sie die Transaktion einfach manuell vor. Dazu nutzen Sie bitte Belastungsbelege. Dabei führen Sie einfach die gleichen Schritte wie bei der elektronischen Transaktion aus und gehen noch folgende Schritte weiter:
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- Machen Sie auf dem Belastungsbeleg einen Abdruck der Karte. Der Abdruck muß auch auf den Kopien gut lesbar sein.
- Tragen Sie Betrag und Datum per Hand ein.
- Geben Sie dem Karteninhaber den Belastungsbeleg zur Unterschrift.
- Der Karteninhaber kann (falls gewünscht) ein Trinkgeld angeben und dann die Gesamtsumme in das vorgesehene Kästchen eintragen.
- Vergleichen Sie die Unterschriften auf dem Belastungsbeleg und der Karte.
- Überprüfen Sie die Gesamtsumme. Sollte diese Ihre genehmigungsfreie Höchstgrenze überschreiten, rufen Sie bitte unseren 24-Stunden-Service an. Auch an Sonn- und Feiertagen. Tel. 069/9797-40 00 oder 069/75 76-40 00. Bitte halten Sie immer Ihre Vertragsnummer bereit.
- Geben Sie die Karte zusammen mit der Kopie für das American Express Mitglied (oberstes Blatt) zurück.
- Wichtig: Bewahren Sie Ihre Kopie (mittleres Blatt) des Belastungsbelegs bitte ein Jahr lang auf.
- Hotels: Sollen Beträge eingetragen werden, nachdem der Karteninhaber den Belastungsbeleg unterschrieben hat, tragen Sie diese bitte in das dafür vorgesehene Kästchen "Für nachträgliche Belastungen" ein. Die Gesamtsumme ändern Sie trotzdem bitte nicht.
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Genehmigungen einholen |
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Weshalb?
Weil es Situationen gibt, in denen Sie zur Sicherheit eine zusätzliche Genehmigung von American Express benötigen, um die Karte zu akzeptieren. Ganz gleich, ob Sie den Betrag elektronisch oder manuell bearbeiten.
Wann?
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- Telefon- und Versandbestellungen - lesen Sie bitte den Abschnitt Kartenakzeptanz per Telefon oder Post.
- Der Gesamtbetrag liegt über Ihrem genehmigungsfreien Höchstbetrag.
- Die Karte ist beschädigt oder wurde offensichtlich manipuliert.
- Die Kartennummern auf Vorder- und Rückseite sind nicht identisch.
- Die Karte ist ungültig oder noch nicht gültig.
- Die Unterschriften auf dem Belastungsbeleg und der Karte sind nicht identisch.
- Ihr POS-Terminal signalisiert Ihnen, den Genehmigungsdienst anzurufen.
- Die Identität oder das Verhalten Ihres Kunden macht Sie mißtrauisch.
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Wie?
Wählen Sie Tel. 069/9797-4000 oder Tel. 069/75 76-4000.
Rufen Sie American Express an und halten Sie bitte folgende Informationen bereit:
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- Ihre Vertragsnummer (zehnstellig)
- die Kartennummer
- den zu genehmigenden Betrag
- Information, ob die Transaktion persönlich, per Post oder Telefon erfolgt
- den vierstelligen Sicherheitscode, wenn die Karte vorliegt (der Code befindet sich rechts, oberhalb der Kartennummer)
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Bitte tragen Sie die Genehmigungsnummer oben rechts auf dem Belastungsbeleg ein.
Bitte beachten Sie:
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- Jedesmal, wenn eine Transaktion genehmigt wurde, erhalten Sie eine Genehmigungsnummer
- Wir möchten unter Umständen direkt mit dem Mitglied sprechen, um persönlich bestimmte Informationen zu erhalten oder um dessen Identität zu prüfen
- Bei Telefon- oder Versandbestellungen müssen Sie, auch wenn Sie die Transaktion über ein POS-Terminal veranlassen, stets einen telefonischen Adreßvergleich vornehmen. Lesen Sie dazu bitte den Abschnitt "Kartenakzeptanz per Telefon oder Post"
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Tragen Sie bitte Ihre Vertragsnummer in den Aufkleber für die Transaktionsgenehmigung ein, und bringen Sie ihn in der Nähe Ihres Telefons oder Terminals an.
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Transaktionen bearbeiten |
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Ist Ihr POS-Terminal für die Akzeptanz von American Express Cards aufgesetzt, erscheint Ihre Vertragsnummer automatisch auf Ihren Transaktionsauszügen.
Das POS-Terminal bietet Ihnen folgende Vorteile:
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- Schreibarbeit wird überflüssig
- Mögliche Fehler werden reduziert
- Genehmigung und Auftragserteilung werden schneller ausgeführt
- Sollten bei der Verbuchung von American Express Transaktionen mit Ihrem POS-Terminal Fehler auftreten, wenden Sie sich bitte an unser POS Servicetelefon: 069/9797-1234
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Damit Ihnen die ausstehenden Beträge möglichst schnell gutgeschrieben werden, teilen Sie American Express bitte unverzüglich mit, wenn:
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- sich Ihre Bankverbindung ändern sollte
- sich die Rechtsform Ihres Unternehmens ändern sollte
- Sie Ihre Adresse ändern (Firma nicht mehr unter Adresse verfügbar)
- Sie Ihr Unternehmen auflösen
- Ihr Unternehmen veräußert oder verpachtet wurde
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Bitte benachrichtigen Sie uns in jedem der oben genannten Fälle auf dem Briefpapier Ihres Unternehmens unter Angabe Ihrer American Express Vertragsnummer. Senden Sie diese Benachrichtigung an:
American Express International, Inc.
Vertragspartner Service
Theodor-Heuss-Allee 112
60486 Frankfurt am Main
Oder schicken Sie ein Fax an: 069/9797-2760
Sollten Sie Probleme mit Ihrem POS-Terminal haben
Sollten bei der Bearbeitung einer American Express Abrechnung Terminalprobleme auftreten, melden Sie sich bitte bei unserem POS Servicetelefon unter: 069/9797-1234.
Sollte Ihr POS-Terminal einmal "streiken", können Sie trotzdem die American Express Transaktionen elektronisch bearbeiten. Der Vorteil dabei: Sie haben weniger Papierarbeit und die Bearbeitung ist einheitlich. Die Schritte 1 - 5 erklären den Vorgang.
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- Sollten Sie eine manuelle Prägemaschine haben, machen Sie einfach einen Abdruck der Karte auf einem Belastungsbeleg. Haben Sie keinen American Express Beleg zur Hand, können Sie auch Belege anderer Kartenunternehmen benutzen.
- Wenn Sie keine manuelle Prägemaschine haben, schreiben Sie bitte deutlich und gut lesbar in Blockbuchstaben die Daten des American Express Mitglieds in den entsprechenden Abschnitt der Quittung.
- Überschreitet der Betrag Ihren genehmigungsfreien Höchstbetrag, der auf Ihrer American Express Servicevereinbarung angegeben ist, rufen Sie bitte unseren Genehmigungsdienst an. Telefon: 069/9797-4000, um eine Genehmigungsnummer einzuholen.
- Tragen Sie bitte die fehlenden Daten auf dem Belastungsbeleg nach, setzen Sie die Genehmigungsnummer ein und lassen Sie den American Express Karteninhaber unterschreiben.
- Stellen Sie sicher, daß Ihre American Express Vertragsnummer und der Name Ihres Unternehmens auf dem Belastungsbeleg verzeichnet sind.
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Akzeptanz der Karte per Post oder Telefon |
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Möchte ein American Express Mitglied bei Ihnen Waren per Post, Fax oder Telefon bestellen, führen Sie bitte diese Schritte aus:
Bitte erfragen Sie stets folgende Angaben:
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- Name des Karteninhabers (wie auf der Karte eingeprägt)
- die Kartennummer
- den Gültigkeitszeitraum der Karte (von und bis)
- die Rechnungsadresse
- die Lieferadresse (falls abweichend von Rechnungsadresse)
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Holen Sie bitte immer eine Genehmigung der Transaktion ein:
telefonisch: 24-Stunden-Dienst: 069/9797-4000 oder 069/75 76-4000
per Fax: 069/9797-4004 oder 069/75 76-4004
per Datenfernübertragung
im online / offline-Verfahren
Denken Sie daran:
Stellen Sie klar, daß es sich um eine Versandhandelstransaktion handelt. Informieren Sie uns, falls die Lieferadresse von der Rechnungsadresse abweicht.
Warenversand:
Überprüfen Sie durch einen Anruf beim Genehmigungsdienst die Richtigkeit der Liefer- und Rechnungsadresse. Bei voneinander abweichenden Adressen muß das American Express Mitglied vorab den Genehmigungsdienst informieren, daß die Lieferung an einen Dritten erfolgt.
Abholung von Waren:
Die American Express Card ist bei Abholung der Waren vorzulegen. Soll eine dritte Person die Ware abholen, muß das American Express Mitglied dies mit dem Genehmigungsdienst klären, bevor Sie die Bestellung weiter aufnehmen können. Wenn das American Express Mitglied bestätigt, daß es die Angelegenheit mit dem Genehmigungsdienst geklärt hat, gehen Sie bitte zum nächsten Schritt.
Für Transaktionen gemäß obigem Ablauf müssen Sie immer beim Genehmigungsdienst anrufen, unabhängig von Ihrem genehmigungsfreien Höchstbetrag (auch wenn Sie über ein elektronisches Terminal verfügen).
Wählen Sie für die Genehmigung immer die Tel.: 069/9797-4000 oder Tel.: 069/7576-4000.
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